As chaves para um modelo de equipe de help desk eficiente

imagem: reprodução Pexels

Não é nenhum segredo que ter um modelo eficiente de suporte técnico é importante para qualquer empresa. Ao ter as pessoas certas nas funções certas, você pode garantir que seu time de help desk funcione sem problemas e forneça um atendimento ao cliente de qualidade.

Este artigo explica o modelo de equipe de suporte técnico padrão com seus prós e contras. Em seguida, vamos detalhar como as empresas podem ajustar esse modelo de equipe para otimizar os fluxos de trabalho e como uma ferramenta de help desk é importante para otimizar ainda mais a formação desse time.

Qual é o modelo de equipe de help desk padrão e quais são seus prós e contras

O modelo de equipe de suporte técnico padrão mais comum é o modelo de três camadas. Este padrão tem um representante de atendimento ao cliente (Customer Service Representative – CSR), um gerente de suporte e um time técnico especializado de suporte técnico.

O CSR é responsável por lidar com as demandas dos clientes, o gerente de suporte técnico supervisiona a equipe e o time técnico de suporte técnico atende as demandas dos clientes. 

As vantagens deste modelo são que ele é simples e fácil de entender. Os contras são que pode ser inflexível e pode não ser capaz de atender às necessidades de todas as empresas e departamentos de TI.

Como as empresas podem ajustar esses modelos de equipe para otimizar os fluxos de suporte ao cliente?

As empresas podem ajustar esse modelo de equipe adicionando, removendo ou alterando as responsabilidades de cada cargo. Por exemplo, algumas empresas podem adicionar um quarto nível de suporte, responsável por questões mais complexas. 

Outras organizações podem remover o cargo de gerente de suporte técnico e fazer com que um técnico de suporte técnico se reporte diretamente ao CSR. 

Independentemente das mudanças que uma organização de TI faça nesse modelo de equipe, é importante garantir que cada cargo seja essencial para o sucesso do suporte técnico. Ao ter as pessoas certas nas funções certas, você pode garantir que seu help desk seja eficiente e forneça um atendimento ao cliente de qualidade.

Por que ter um modelo de equipe de help desk eficiente é importante para qualquer empresa?

Um modelo eficiente de time de help desk é importante para qualquer empresa ou departamento de tecnologia porque pode ajudar a garantir que o suporte técnico seja capaz de fornecer a ajuda necessária e eficaz aos seus clientes e usuários.

Ao ter um help desk bem equipado com soluções de softwares adequados, a empresa pode minimizar o tempo que os usuários gastam esperando por suporte e garantir que todas as solicitações de atendimento sejam tratadas de maneira rápida e profissional.

Além disso, um modelo de equipe de suporte técnico eficiente pode ajudar a reduzir o custo geral de funcionamento do suporte técnico, garantindo que apenas os funcionários mais qualificados e experientes sejam contratados

Há uma série de fatores que devem ser considerados ao desenvolver um modelo eficiente de suporte técnico

Primeiro, a empresa deve considerar o número médio de solicitações de atendimento que o suporte técnico recebe diariamente. Essas informações podem ser usadas para determinar o número mínimo de funcionários que devem ser contratados para atender adequadamente a demanda.

Além disso, as empresas devem considerar o tempo médio que leva para resolver uma solicitação de suporte

Essas informações podem ser usadas para determinar a combinação ideal de funcionários experientes e inexperientes.

Conheça as especialidades e habilidades da equipe

Uma eficiente equipe de help desk deve ter uma variedade de habilidades para poder atender às necessidades de seus clientes. O time deve estar bem informado sobre os produtos e serviços oferecidos pela empresa. Eles também devem ser capazes de solucionar problemas comuns e ter um conhecimento básico da tecnologia utilizada pela empresa.

A equipe deve ser capaz de se comunicar efetivamente com os clientes. Isso inclui ser capaz de entender e explicar conceitos técnicos em termos comuns, bem como ser capaz de acalmar clientes irritados ou frustrados. 

Finalmente, a equipe deve ser organizada e eficiente em seu trabalho. Isso significa ter sistemas e processos para garantir que as solicitações sejam atendidas de maneira rápida e profissional.

Por fim, as organizações devem considerar o custo geral de execução do suporte técnico. Essas informações podem ser usadas para determinar o número ideal de funcionários a serem contratados para minimizar as despesas.

Ao dedicar um tempo para desenvolver um modelo eficiente de equipe de suporte técnico, a empresa pode garantir que o suporte técnico seja capaz de fornecer um atendimento eficaz aos seus usuários. A organização pode reduzir o custo geral de funcionamento do suporte técnico contratando apenas os membros da equipe mais qualificados e experientes.

Qual é o papel de uma ferramenta de help desk na eficiência de um time de atendimento ao cliente

A ferramenta de help desk desempenha um papel fundamental na eficiência de um time de atendimento ao cliente. Ela ajuda a gerenciar as solicitações de atendimento, fornecendo uma interface centralizada para o gerenciamento de todas as solicitações.

Além disso, a ferramenta de help desk pode fornecer um painel de controle para o gerenciamento das equipes, permitindo que os líderes da equipe visualizem rapidamente o status de cada solicitação e assegurem que todas as solicitações estão sendo tratadas de maneira eficiente.

Por fim, a ferramenta de help desk pode fornecer um relatório de desempenho para ajudar a avaliar o desempenho geral da equipe e identificar áreas de melhoria.

Ao escolher uma ferramenta de help desk, é importante considerar as necessidades específicas da organização. Algumas soluções podem ser mais adequadas para organizações de grande porte, enquanto outras podem se adaptar melhor a pequenas empresas.

Além disso, é importante considerar as funcionalidades oferecidas pelas diferentes ferramentas. Algumas soluções podem oferecer mais funcionalidades do que outras, o que pode afetar o custo da solução.

Finalmente, é importante escolher uma ferramenta que seja compatível com os sistemas existentes da organização. Isso garantirá que a ferramenta possa ser implantada sem problemas e permitirá que a organização tire o máximo proveito da solução.

Garantir uma equipe de help desk eficiente é a melhor maneira de fazer com que um cliente tenha atendimento de qualidade

Isso significa ter uma solução para lidar com dúvidas e preocupações dos clientes, além de garantir que os clientes possam entrar em contato com um representante de atendimento ao cliente em tempo hábil. 

Confira como o Milldesk contribuiu para a organização do caos da TI de mais de 1000 clientes e como ele foi capaz de melhorar a performance de mais de 200 mil usuários na América Latina. Obtenha agora mesmo uma demonstração gratuita do Milldesk help desk software.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
Share on whatsapp
Share on telegram
Luan Morais

Luan Morais

Analista de Suporte e Infraestrutura | Criador da página TI da Depressão | Fundador Hub da TI. Quer conversar sobre tecnologia? Manda um e-mail para: E-mail para: contato@techdicas.net.br
Luan Morais

Luan Morais

Analista de Suporte e Infraestrutura | Criador da página TI da Depressão | Fundador Hub da TI. Quer conversar sobre tecnologia? Manda um e-mail para: E-mail para: contato@techdicas.net.br